KSeF jest już obowiązkowy.
Comarch ERP Optima wysyła faktury automatycznie.
Twoja firma musi wysyłać każdą fakturę sprzedaży na serwery Ministerstwa Finansów. Optima robi to sama — bez Twojego udziału, w tle, natychmiast po zapisaniu dokumentu.
Czym jest KSeF i kogo dotyczy?
KSeF — Krajowy System e-Faktur — to rządowa platforma Ministerstwa Finansów, przez którą od 1 kwietnia 2026 r. musi przejść każda faktura VAT wystawiona w Polsce. Nie jest to aplikacja — to obowiązkowy kanał przesyłu dokumentów między firmą a urzędem skarbowym.
Wysyłanie faktur jako pliki PDF mailem przestało być wystarczające. Każda faktura sprzedaży musi trafić na serwery Ministerstwa w ustrukturyzowanym formacie XML (schemat FA(2)), dostać unikalny numer KSeF (NKSEF) i dopiero wtedy jest prawnie skuteczna.
Kto musi stosować KSeF od 1 kwietnia 2026?
Wszyscy czynni podatnicy VAT — niezależnie od wielkości firmy, branży i formy prawnej. Dotyczy spółek i jednoosobowych działalności. Wyjątek: podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT mają przedłużony termin wdrożenia.
Comarch ERP Optima obsługuje KSeF w pełni
Optima wysyła faktury do KSeF automatycznie zaraz po zapisaniu dokumentu. Dostaje potwierdzenie (UPO) i zapisuje numer NKSEF na fakturze. Twój pracownik nie robi nic extra.
Przed i po KSeF — co się zmieniło
- Faktura PDF wysyłana mailem do klienta
- Klient wpisuje ją ręcznie do swojego systemu
- Urząd skarbowy nie widzi faktury na bieżąco
- Faktury mogą zaginąć lub nie dojść
- Faktura trafia na serwery MF w formacie XML
- Dostaje unikalny numer KSeF (NKSEF)
- Nabywca pobiera ją z KSeF — bez PDF, bez maila
- Urząd widzi każdą fakturę w czasie rzeczywistym
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, z późniejszymi zmianami określającymi obowiązkowe terminy stosowania KSeF. Szczegóły: podatki.gov.pl.
Jak Comarch ERP Optima obsługuje KSeF?
Cały proces dzieje się automatycznie w tle. Twój handlowiec lub księgowa wypełniają fakturę dokładnie tak jak dotychczas — Optima sama zajmuje się resztą.
Faktury sprzedaży — krok po kroku
Wypełniasz fakturę jak zawsze
Wchodzisz do Optimy, wpisujesz nabywcę, pozycje, kwoty. Ten ekran wygląda tak samo jak przed KSeF — żadnych nowych pól.
Klikasz „Zapisz” — Optima działa sama
Program przetwarza fakturę do formatu XML (schemat FA(2)), szyfruje połączenie i wysyła dokument na serwery Ministerstwa Finansów. W tle, w ciągu kilku sekund.
Ministerstwo zwraca numer KSeF i UPO
Serwery MF przyjmują fakturę, nadają jej unikalny numer KSeF (NKSEF) i odsyłają Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO). Optima zapisuje te dane na dokumencie — faktura jest prawnie skuteczna.
Nabywca pobiera fakturę z KSeF
Twój klient odbiera fakturę bezpośrednio z rządowej platformy przez swój program lub z portalu podatki.gov.pl. Nie musisz wysyłać żadnego PDF-a.
Co to jest UPO i NKSEF?
📄 NKSEF — numer faktury w systemie
Unikalny ciąg znaków nadawany przez Ministerstwo każdej przyjętej fakturze. Dowód że dokument trafił do KSeF. Optima drukuje go na fakturze automatycznie.
✅ UPO — Urzędowe Potwierdzenie Odbioru
Plik XML podpisany przez MF — odpowiednik potwierdzenia nadania listu poleconego. Optima archiwizuje go przy każdej fakturze. Twój dowód na kontroli że faktura trafiła do urzędu w terminie.
⏸️ Tryb offline — gdy serwery MF nie działają
Gdy platforma KSeF jest tymczasowo niedostępna (przerwa ogłoszona przez MF), Optima przechodzi w tryb offline. Faktura dostaje tymczasowy numer wewnętrzny i jest wysyłana do KSeF automatycznie zaraz po przywróceniu systemu. Praca firmy nie jest przerywana.
Jak skonfigurować KSeF w Comarch ERP Optima?
Jednorazowa konfiguracja — wizyta na portalu podatki.gov.pl i kilka kliknięć w Optimie. Robimy to za Ciebie zdalnie, zazwyczaj w ciągu godziny.
Logujesz się do podatki.gov.pl Profilem Zaufanym lub e-Dowodem. W sekcji KSeF generujesz Token autoryzacyjny — firmowy „klucz” do komunikacji z serwerami Ministerstwa Finansów.
Token generuje właściciel firmy lub upoważniona osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia KSeF. Przeprowadzamy ten krok razem z Tobą na żywo przez Teams.
W Optimie: Konfiguracja → Firma → Dane firmy → zakładka KSeF. Wklejasz token i zapisujesz. Od tego momentu program potrafi legalnie komunikować się z serwerami MF w imieniu Twojej firmy.
Ustawiamy tryb automatyczny (faktura wysyłana zaraz po zapisie) lub ręczny (pakietowy). Dla większości firm rekomendujemy tryb automatyczny — zero dodatkowych kliknięć dla pracownika.
Wystawiamy jedną fakturę testową, sprawdzamy czy wraca NKSEF i UPO, weryfikujemy status. Jeśli wszystko zielone — firma jest gotowa. Tyle.
Konfiguracja KSeF przez WGKOM
Łączymy się zdalnie z Twoim komputerem i przechodzimy przez wszystkie 4 kroki razem. Zazwyczaj 1–2 rozliczenia 15-minutowe.
- ✓ Przejdziemy przez podatki.gov.pl razem
- ✓ Wgramy token i skonfigurujemy Optimę
- ✓ Sprawdzimy wysyłkę testową
- ✓ Przeszkolimy pracowników ze statusów
Faktury zakupowe w KSeF — koniec z gubieniem dokumentów
To jedna z najbardziej praktycznych zalet KSeF: faktury od dostawców pojawiają się w Optimie same — bez maila, bez PDF-a, bez ręcznego wpisywania.
Pobieranie faktur z KSeF
Optima komunikuje się z KSeF i sprawdza czy Twoi dostawcy wystawili nowe faktury. Klikasz „Pobierz z KSeF” — faktury zakupowe wpadają do rejestru VAT i czekają na zatwierdzenie.
Koniec z fakturami za paliwo w schowku
Faktury za paliwo, kurierów, materiały — wszystko co dostawca wstawił do KSeF czeka na Ciebie w systemie. Zero papierowych dokumentów, zero skanowania.
Zero przepisywania — dane gotowe
Faktury z KSeF trafiają do Optimy jako ustrukturyzowane dane — NIP, kwoty, numery są już wypełnione. Księgowa weryfikuje i decyduje: koszt czy magazyn. Bez klawiaturowania.
Faktury spoza KSeF (zagraniczne, zwolnione z VAT)
Nie wszystkie faktury trafią do KSeF — np. od dostawców zagranicznych lub podmiotów zwolnionych z VAT. Te nadal możesz wprowadzać ręcznie lub przez Comarch OCR (ze zdjęcia lub PDF). Optima obsługuje oba scenariusze obok siebie.
Szczególne przypadki — korekty, zaliczki, faktury do paragonu
KSeF obejmuje nie tylko zwykłe faktury VAT. Oto najczęstsze pytania przy wdrożeniu.
| Typ dokumentu | Jak obsługuje to Optima z KSeF | Uwagi praktyczne |
|---|---|---|
| Faktura korygująca | Wysyłana do KSeF tak samo jak pierwotna. Optima automatycznie dołącza odniesienie do numeru NKSEF korygowanego dokumentu. | Nabywca widzi korektę w KSeF bez żadnych działań z Twojej strony. |
| Faktura zaliczkowa | Pełna obsługa. Po zaliczce Optima wystawia fakturę zaliczkową i wysyła do KSeF. Przy finalizacji tworzy fakturę końcową z rozliczeniem zaliczki. | Schemat FA(2) obsługuje faktury zaliczkowe jako osobny typ dokumentu. |
| Faktura do paragonu | Faktury do paragonów fiskalnych idą przez KSeF z właściwym oznaczeniem w strukturze XML. | Wymagany numer paragonu i NIP nabywcy przy wystawianiu. |
| Faktury B2C (bez NIP) | Faktury dla osób fizycznych bez NIP są wyłączone z KSeF. Optima rozpoznaje ten przypadek automatycznie i pomija wysyłkę. | Faktury B2C nadal możesz wysyłać mailem jako PDF — bez zmian. |
| Samofakturowanie | Obsługiwane. Faktura jest oznaczana właściwym polem w schemacie FA(2). | Wymaga dodatkowej konfiguracji — robimy to przy wdrożeniu. |
Częste błędy przy KSeF — i jak ich unikać
Zebraliśmy najczęstsze przyczyny odrzuconych faktur i problemów z wysyłką, z którymi dzwonią do nas klienci.
Nieprawidłowy NIP nabywcy
KSeF waliduje NIP w czasie rzeczywistym przez bazy MF. Literówka lub NIP nieaktywnego podmiotu = odrzucenie faktury. Optima podświetla pole NIP na czerwono gdy nie przechodzi walidacji.
Wygasły lub unieważniony token KSeF
Token wygasa lub zostaje unieważniony (np. przy zmianie osoby upoważnionej). Program pokazuje błąd autoryzacji — trzeba wygenerować nowy token na podatki.gov.pl i wgrać go ponownie do Optimy.
Stara wersja Optimy bez obsługi FA(2)
Comarch zaktualizował schemat XML do wersji FA(2). Stare wersje programu nie obsługują tego formatu. Przed wdrożeniem KSeF sprawdzamy wersję i aktualizujemy program do wymaganego wydania.
Firewall blokujący połączenie z KSeF
Optima musi mieć swobodny dostęp do internetu żeby wysłać fakturę. Jeśli firmowy firewall blokuje połączenie — faktura czeka w kolejce bez widocznego błędu. Konfigurujemy wyjątki przy wdrożeniu.
Faktura w trybie offline bez świadomości pracownika
Gdy serwery MF są niedostępne, Optima przechodzi w tryb offline cicho. Pracownik może nie wiedzieć że faktura nie ma jeszcze numeru KSeF. Ustawiamy widoczne powiadomienia o statusach wysyłki.
Podwójna próba wysłania faktury
Jeśli faktura jest już w KSeF a pracownik próbuje wysłać ją ręcznie jeszcze raz — może pojawić się błąd duplikatu. Optima pilnuje statusów, ale warto przeszkolić pracowników z odczytu ikonek dokumentów.
Najczęstsze pytania o KSeF i Comarch ERP Optima
Pytania które dostajemy najczęściej przez telefon. Odpowiadamy prosto i na temat.
1. Od kiedy KSeF jest obowiązkowy i kogo dotyczy?
2. Co się stanie jeśli wystawię fakturę bez wysłania jej do KSeF?
3. Skąd wziąć token KSeF i jak długo to trwa?
4. Czy muszę zaktualizować Optimę przed wdrożeniem KSeF?
5. Czy faktury korygujące też muszą iść przez KSeF?
6. Co się dzieje z fakturami gdy serwery KSeF są niedostępne?
7. Czy mój klient nadal dostanie fakturę PDF mailem?
8. Wystawiam faktury dla osób prywatnych (B2C, bez NIP). Czy to też przez KSeF?
9. Czy biuro rachunkowe musi osobno konfigurować KSeF dla każdego klienta?
10. Ile kosztuje konfiguracja KSeF przez WGKOM?
Masz Comarch Optimę i KSeF jeszcze nie działa? Zadzwoń.
Konfigurujemy KSeF zdalnie — zazwyczaj jeszcze tego samego dnia. Bez kolejek, bez umawiania na tygodnie do przodu.
Porozmawiasz z nami w dni robocze (8:00–17:00)
ul. Pod Brzozami 14/7A, 03-114 Warszawa
NIP: 952-222-39-04 · REGON: 520963405
📍 Zobacz wizytówkę na Google Maps — ⭐ 4,9 (38 opinii)